artikel yang bermanfaat

Produktivitas 101: Cara Menggunakan Kanban Pribadi untuk Memvisualisasikan Pekerjaan Anda

Metode produktivitas terbaik menjaga to-dos Anda di depan Anda dan diprioritaskan sehingga Anda tidak pernah bertanya-tanya apa yang harus dilakukan selanjutnya. Beberapa rumit, tetapi yang lain membuatnya mudah untuk melihat semuanya, diatur berdasarkan prioritas — begitu mudahnya Anda bisa menggunakan catatan Post-It jika Anda mau. Mari kita bicara tentang salah satu sistem itu: Personal Kanban.

Personal Kanban adalah sistem produktivitas yang mudah untuk dimulai, hanya memiliki dua "aturan" nyata, dan dirancang untuk memberi Anda tampilan visual yang sederhana pada apa yang ada di piring Anda, apa prioritas Anda, dan apa yang telah Anda capai. Ini sedikit seperti sistem produktivitas lainnya yang telah kami sorot, seperti Getting Things Done (GTD) dan Teknik Pomodoro. Ini memiliki struktur umum yang dapat Anda ikuti, dan sejumlah alat yang dapat membantu Anda memulai dan, tetap menggunakannya. Ini bukan filosofi cara pendekatan Kaizen, tetapi pasti ada ruang untuk mengubah sistem untuk bekerja untuk Anda, dan menggabungkan pelajaran yang diambil dari hal-hal yang telah Anda capai. Mari kita mulai dengan Personal Kanban, lalu masuk ke bagaimana Anda bisa menggunakannya.

Apa itu Kanban Pribadi?

Personal Kanban, sederhananya, adalah sistem sederhana untuk mengelola to-dos Anda. Manfaat terbesarnya adalah membantu Anda menghindari mengambil terlalu banyak sekaligus, dan selalu memberi Anda pandangan visual, sekilas pada pekerjaan Anda. Ini terkait dengan — tetapi tidak sama dengan — penjadwalan lean dan metode pengiriman Kanban, yang sering digunakan dalam manufaktur (khususnya manufaktur otomatis). Gagasan "Pribadi" Kanban muncul ketika pakar produktivitas Jim Benson dan Tonianne DeMaria Barry menulis buku itu di 2011. Premis dasar Personal Kanban sebagai metode memvisualisasikan dan memprioritaskan pekerjaan Anda, jauh lebih tua, tetapi buku ini memaparkan cara kerja sistem, dan menawarkan kiat-kiat khusus untuk orang-orang yang berjuang dengan beban kerja yang berlebihan dan prioritas yang bersaing.

Personal Kanban berdiri di atas dua "aturan:" utama

  • Visualisasikan Pekerjaan Anda . Singkatnya, Anda harus dapat, kapan saja, melihat beban kerja Anda secara keseluruhan, dapat menentukan dengan cepat apa yang harus Anda kerjakan selanjutnya, memiliki isyarat visual untuk prioritas dan waktu untuk menyelesaikan, dan sistem itu harus mudah ditambahkan, hapus, dan atur ulang. Kami telah menyoroti sejumlah cara untuk memvisualisasikan daftar tugas Anda, termasuk Personal Kanban.
  • Batasi Pekerjaan Anda Sedang Berlangsung (WIP) . Dengan kata lain, batasi jumlah pekerjaan Anda secara bersamaan. Ini melakukan dua hal. Pertama, membuatnya lebih mudah untuk memvisualisasikan pekerjaan Anda, karena Anda tutup pada seberapa banyak Anda telah terjadi pada satu waktu. Kedua, ini juga membantu Anda menghindari bahaya multitasking, belum lagi kelelahan. Mengelola beban kerja dengan hati-hati juga mengajarkan Anda cara mengatakan tidak tanpa merusak karier Anda.

Dari sana, cara Anda menerapkan Personal Kanban sebenarnya terserah Anda. Anda dapat menggunakan aplikasi atau alat yang rumit, papan buletin sederhana, catatan tempel, atau notebook. Tidak ada alat atau produk resmi (di luar buku, tentu saja). Namun Benson dan DeMaria Barry, memiliki beberapa saran untuk membantu Anda memulai, beberapa di antaranya kemungkinan besar pernah Anda lihat sebelumnya — baik di sini di Goldavelez.com dan di seluruh web.

Cara Memulai dengan Kanban Pribadi

Buka

Memulai dengan Kanban Pribadi itu mudah. Yang benar-benar Anda butuhkan adalah tempat di mana Anda bisa meletakkan dan mengatur to-dos Anda menjadi Dewan Kanban, atau "Kanban." Kuncinya adalah bagaimana mereka diatur. Papan sederhana tidak lebih dari bagan dengan tiga kolom vertikal: Backlog / To-Do, Doing, dan Done .

Bagian "Melakukan" Anda terdiri dari semua to-dos yang sedang Anda kerjakan sekarang, atau rencanakan untuk dikerjakan segera. Idealnya, mereka akan diatur lebih lanjut berdasarkan prioritas, sehingga Anda dapat melirik mereka kapan saja dan melihat mana yang harus ditangani terlebih dahulu. "Tunggakan" Anda adalah semua to-dos yang tidak Anda kerjakan saat ini, tetapi perlu sampai pada titik tertentu. "Selesai" agak jelas, tetapi penting untuk tetap menggunakan Kanban, karena melihat berapa banyak pekerjaan yang telah Anda selesaikan membuat Anda tetap termotivasi dan produktif.

Itu Kanban sederhana. Jika kedengarannya familier, Anda mungkin telah melihat beberapa dari banyak ruang kerja unggulan dan pos produktivitas di mana kami telah membahas manfaat menggunakan Post-Its atau papan tulis seperti ini untuk mengatur to-dos Anda. Papan tulis sempurna untuk Kanban Pribadi. Sangat mudah untuk menggambar kolom, lalu menambah dan menghapus to-dos dengan cepat. Jika Anda mau, Anda bisa menggambar kolom Anda, lalu gunakan Post-It note untuk masing-masing to-dos. Ini membuat mereka mudah untuk bergerak tanpa menulis ulang. Selain itu, catatan Post-It hadir dalam berbagai warna, yang memberi Anda cara mudah untuk mengatur Kanban berdasarkan prioritas. Misalnya, nada kuning bisa menjadi prioritas menengah, nada ungu prioritas rendah, dan nada merah paling penting.

Sekarang, setiap kali Anda melihat papan tulis Anda, Anda dapat melihat apa yang Anda miliki di piring Anda dan yang mana yang paling penting. Anda akan dapat dengan cepat memilih hal yang harus dilakukan untuk beralih ke "melakukan" dari tumpukan Anda saat Anda bebas, dan Anda dapat dengan mudah melihat ketika piring Anda terlalu penuh.

Meskipun Kanban itu penting, itu benar-benar hanya cara fungsional untuk memvisualisasikan to-dos Anda. Aturan kedua, mengingat untuk membatasi pekerjaan Anda yang sedang berjalan, juga penting. Jika Anda terus menambahkan Post-It ke dalam to-dos Anda, Anda akan kewalahan, dan manfaat visual itu akan digantikan dengan stres dan kecemasan. Benson dan DeMaria Barry menjelaskan bahwa sangat penting untuk menjaga pekerjaan sekuensial Anda seminimal mungkin. Pasang batas jumlah pada hal-hal yang Anda ingin miliki di bagian "Melakukan" kapan saja, atau di Kanban sama sekali (simpan apa pun yang perlu pindah ke "Backlog" dalam binder, atau di Postingan -Ini Pad sampai ada ruang untuk itu.) Dengan cara ini Kanban Anda tetap teratur dan benar-benar berguna.

Rangkai salindia ini (tertanam di atas) adalah presentasi dari situs web Personal Kanban dengan tips yang lebih spesifik untuk membantu Anda memulai.

Aplikasi dan Alat yang Mendukung Kanban Pribadi

Jika ruang kerja Anda tidak memiliki kemewahan papan tulis besar yang dapat Anda gantung di dinding, atau bahkan alas meja atau papan tulis kecil yang dapat Anda ubah menjadi Kanban, Anda memiliki banyak pilihan lain, termasuk beberapa nama yang sudah dikenal. Baik Anda bekerja di web, atau lebih suka aplikasi yang dapat diunduh, berikut adalah beberapa alat produktivitas yang memanfaatkan metode Personal Kanban:

  • Trello : Itu benar, alat produktivitas yang selalu populer Trello sebenarnya dibangun di sekitar organisasi tugas bergaya Kanban. Kami menyorotnya ketika diluncurkan, dan kami telah menunjukkan kepada Anda bagaimana mengatur seluruh hidup Anda dengannya. Kami bahkan telah menunjukkan kepada Anda bagaimana cara menyuntikkannya ke sistem seperti GTD, tetapi desain visualnya, fokus pada kolom untuk organisasi, dan pendekatan "kartu as-dos" membuatnya sempurna untuk Personal Kanban. Yang perlu Anda lakukan adalah mendefinisikan kolom Anda dan mulai menambahkan to-dos. Anda bahkan dapat memberi mereka tanggal jatuh tempo, catatan, pengingat, isyarat visual untuk prioritas, gambar, dan banyak lagi.
  • KanbanFlow : KanbanFlow mungkin sangat mirip dengan Trello, tapi ini sedikit lebih cocok dengan pendekatan Kanban daripada Trello. Itu menambahkan kolom tambahan— "Hari ini" —sehingga Anda dapat memisahkan tugas-tugas yang sedang dalam proses dari yang sedang Anda kerjakan saat ini. Selain itu, elemen-elemen lain sudah biasa: Anda dapat menambahkan catatan dan pengingat ke item Kanban Anda, membuat mereka diatur secara visual berdasarkan prioritas, membatasi pekerjaan Anda dalam proses, dan berkolaborasi dengan orang lain jika Anda perlu. KanbanFlow juga mengintegrasikan Pomodoro Timer untuk membantu Anda fokus dan menyelesaikan pekerjaan. Kita akan berbicara lebih banyak tentang ini sebentar lagi, tetapi keindahan Kanban — dan alat-alatnya — adalah bahwa ia terintegrasi dengan begitu baik dengan metode produktivitas lainnya. Plus, situs ini terlihat hebat di smartphone dan tablet, tidak perlu aplikasi.
  • Evernote (dengan Kanbanote) : Evernote sendiri bukanlah solusi Kanban yang luar biasa. Fokusnya jauh dari visual, meskipun Anda bisa mengubahnya sedikit lebih maju dengan catatan yang Anda tambahkan. Meski begitu, kekuatannya adalah dalam mengumpulkan dan mengatur informasi, bukan menyajikannya secara visual. Kanbanote mengubah itu, dan mengubah daftar Evernote Anda menjadi koleksi visual item yang dapat Anda tindak lanjuti. Ia bahkan menambahkan tiga kolom Backlog / Melakukan / Dilakukan untuk Anda. Bahkan ada aplikasi Android pendamping yang dapat Anda gunakan saat bepergian.

Tentu saja, tidak ada yang mengatakan Anda harus menggunakan aplikasi. Ini bisa membantu, terutama jika Anda mengandalkan peralatan Anda untuk menyelesaikan sesuatu. Namun, jika Anda lebih suka metode analog, Anda selalu dapat menggunakan buku sketsa dan Post-It notes untuk membuat Kanban Anda, atau hanya pena dan kertas biasa. Anda bahkan dapat membeli papan tulis dan papan tulis "Kanban untuk Satu", semua sudah siap dan siap digunakan, dalam ukuran yang ramah meja. Tidak ada aturan yang mengatakan Kanban Anda harus besar, atau harus menggunakan Post-Its — mereka membuat segalanya sedikit lebih mudah, tetapi Anda harus melakukan apa yang sesuai dengan aliran Anda.

Cara Membuat Kanban Pribadi Bekerja dalam Jangka Panjang

Pendekatan Personal Kanban sederhana dan fleksibel. Anda dapat menggunakan sepetak dinding, mengunduh aplikasi, atau mencoret-coret di buku catatan — dan itulah kunci untuk membuatnya berfungsi untuk jangka panjang. Pilih salah satu yang cocok untuk Anda, dan Anda ketagihan. Kuncinya adalah menemukan metode yang memuji alur kerja Anda alih-alih memecahnya, dan menggunakan alat yang Anda akan kembali ke bukannya berjuang dengan. Jika Anda memiliki akses ke papan tulis di kantor Anda, dapat dengan cepat mencari dan melihat apa yang ada di agenda Anda bisa sangat membantu. Namun, jika Anda bepergian satu ton, menggunakan Trello atau KanbanFlow lebih nyaman daripada menyeret sekitar papan tulis.

Kami telah menyinggung ini sebelumnya, tetapi satu hal indah tentang Personal Kanban adalah ia bekerja dengan baik dengan teknik produktivitas lainnya. Jika Anda penggemar GTD atau Pomodoro, Anda masih bisa menggunakan Personal Kanban. Bahkan, sistem apa pun yang menggunakan daftar yang harus dilakukan dapat mengambil manfaat dari pendekatan Personal Kanban. Itu berarti jika Anda saat ini menggunakan sistem lain, Anda tidak perlu beralih sistem atau menyerahkan alat Anda — Anda bisa sedikit remix metode Anda.

Sebagai contoh, kami baru-baru ini menyoroti papan selotip dan catatan tempel catatan kerja Chris S Penn, yang mengandalkan Matriks Keputusan Eisenhower. Sementara ia menggunakan papan tunggal itu terutama, itu bisa dengan mudah dilipat ke Personal Kanban dengan mengubah papannya menjadi bagian "Melakukan", dan menambahkan bagian "Tunggakan" dan "Selesai" di sekitarnya. Lihatlah daftar tugas yang harus Anda lakukan, dan bagaimana Anda mengaturnya. Pikirkan tentang hal-hal yang sebenarnya Anda lakukan dalam hal papan "Melakukan", dan hal-hal yang Anda tahu harus Anda dapatkan tetapi tidak akan sekarang sebagai "Tunggakan." Saat Anda mencoret-coret dan mendapatkan momentum, anggap itu sebagai papan "Selesai" alih-alih hanya tugas tergores. Sesederhana itu.

Bacaan Tambahan

Anda harus dapat memulai dengan Personal Kanban dari sini, tetapi kami hanya menyentuh dasar-dasarnya. Sebagai contoh, metode ini sama efisiennya untuk mengatur tim seperti halnya untuk mengatur to-dos pribadi, dan tidak perlu banyak pekerjaan untuk menyiapkannya. Tentu saja, buku definitif Benson dan DeMaria Barry tentang Personal Kanban adalah tempat Anda harus memulai, tetapi jika Anda tertarik untuk mempelajari lebih lanjut, berikut adalah beberapa sumber untuk dicoba:

  • Blog Kanban Pribadi
  • Kanban Pribadi 101
  • Kanban Pribadi di Facebook
  • Kanban Pribadi Singkatnya oleh Jurgen de Smet dan Erik Talboom
  • Udemy: Memulai dengan Kanban Pribadi
  • Kejahatan Multi-Penugasan dan Bagaimana Kanban Pribadi Dapat Membantu Anda
  • Galeri Kanban Pribadi

Kanban pribadi mungkin terdengar seperti berbicara tentang produktivitas, tetapi prinsip-prinsip intinya sederhana dan sulit untuk diperdebatkan: Awasi pekerjaan Anda. Usahakan untuk tidak menyulap terlalu banyak sekaligus. Selebihnya adalah detail yang terserah Anda untuk membentuk alur kerja yang sempurna — dan paling produktif — Anda.